Molti imprenditori di aziende di noleggio auto si chiedono: “qual è il miglior software per gestire la mia attività”? Scopriamo insieme come rispondere a questa domanda…
Ho iniziato a sviluppare MyRent nel 2003 e la mia lunga esperienza mi ha aiutato a capire quali sono i punti chiave da analizzare per scegliere il software migliore. Ho scelto di parlarti di questo argomento perché il software può fare la differenza nei risultati del tuo business. Se non è quello giusto, potresti provare una grande frustrazione e non riuscire a raggiungere i tuoi obiettivi.
Così ho preparato una guida per te, con una serie di domande che ti aiuteranno nella valutazione per la decisione che devi prendere.
Le funzioni dipendono anche dal tipo di noleggio che hai: sei una start-up? Lavori nel turismo? Sei una concessionaria? Hai un noleggio avviato da tempo?
Contatta da 3 a 5 aziende che secondo te sono le migliori fornitrici di soluzioni software e ascolta anche le recensioni dei tuoi amici e colleghi per farti una idea.
E’ in grado di supportare la tua strategia?
- TARIFFE: Il software è in grado di gestire la tua strategia di prezzo? E’ un aspetto molto importante perché sulla base di questa strategia, che conosci solo tu, puoi vincere sulla tua concorrenza. Non tutti i software sono adeguati a supportare automatismi di calcolo evoluti e flessibili in base alle diverse tariffe che devi applicare con i tuoi clienti.
- PERFORMANCES: Se non sei in grado di analizzare i risultati del tuo business, non potrai prendere decisioni di miglioramento. Dovresti poter analizzare: l’uso del veicolo nel passato, nel presente e nel futuro; il fatturato per sede, per gruppo, per veicolo, per contratto di noleggio; monitorare quante prenotazioni hai ricevuto rispetto all’anno scorso e quante richieste stai ricevendo dai tuoi partners/tour operators; quali sono le prestazioni dei tuoi operators. Solo quando sarai in grado di valutare i KPI potrai prendere una vera decisione imprenditoriale per il futuro.
Ha le migliori funzionalità?
- PRENOTAZIONI/CONTRATTI: In molti casi, le società di autonoleggio hanno bisogno di gestire i contratti in autonomia e flessibilità, lontano dal postazione del bancone. Il software che stai valutando, ti permetterebbe di firmare prenotazioni e contratti da remoto? Puoi firmare il contratto digitalmente, con valore legare?
- LOGICA DI PRENOTAZIONE ONLINE: Se ricevi le prenotazioni da internet, avrai bisogno di tenere sotto controllo entrate e uscite previste, nonchè evitare gli overbooking. Puoi impostare gli orari di apertura e chiusura degli uffici? Puoi controllare l’effettiva disponibilità della flotta per il periodo e gruppo prenotato? Oppure, nel caso tu voglia un meccanismo opposto, puoi gestire il free sales e il post sales? Puoi gestire l’On request?
- BLACK LIST: Se ti è capitato di avere a che fare con clienti che non vorresti più avere, sarà importante che il sistema ti aiuti a ricordarlo. Riesci a tenere sotto controllo le anagrafiche dei clienti che hanno creato problemi in passato e impedirgli di noleggiare ancora? Riesci a dargli un rank di validità?
- GESTIONE DEI DANNI: La verifica del veicolo al rientro, è una fase molto delicata: deve essere veloce e precisa, permetterti di prendere le foto sul piazzale con il cliente e comunicargli immediatamente l’importo del danno, onde evitargli brutte sorprese nel futuro. Come registra i danni al rientro il software che stai valutando?
- GESTIONE DEI DOCUMENTI: Quando registri i dati del cliente, oltre all’ inserimento in anagrafica è molto utile associare anche la foto o la scansione di documenti come la carta di identità e la patente. Verifica bene se il software che stai valutando ti da questa possibilità, perché non tutti i software permettono di farlo.
- GESTIONE MULTE: Il software è in grado di processare tutto il flusso delle multe? di aiutarti a cercare il contratto, inviare email a clienti ed enti emittenti, processare subito il pagamento e fare fattura immediata? I nostri clienti hanno ottenuto un grande risparmio di tempo e un aumento notevole dell’incasso, con i sistemi automatizzati e integrati permessi da MyRent!
Ti permette di integrarti con altri sistemi?
- INTEGRAZIONE CON SOFTWARE GPS: Se il software per il noleggio ha questa integrazione è possibile rilevare i chilometri del veicolo all’uscita e soprattutto al rientro, senza verificarli sul cruscotto, perché sono presi direttamente dal satellitare. Inoltre puoi monitorare i chilometri percorsi dal veicolo per pianificare le manutenzioni programmate, anche dei veicoli che sono fuori per noleggi plurimensili. Per finire, se vuoi predisporti a impostare un noleggio self service, quella con il sistema GPS diventa un integrazione necessaria.
- INTEGRAZIONE CON TOUR OPERATORS: Alcuni dei nostri clienti che si sono integrati con i T.O. hanno ricevuto il 70/80% di prenotazioni in più rispetto a prima. E’ fondamentale chiedere alla società software, con quanti Tour Operators si sono integrati e se possono aggiornare i prezzi pubblicati in tempo reale. Leggi nel dettaglio il nostro articolo qui.
- INTEGRAZIONE CON METODI DI PAGAMENTO: Il cliente ti dovrà pagare e potrebbe farlo in diverse modalità (contanti, bonifico, etc), ma la più sicura e veloce è con carta di credito. All’inizio potrai usare anche un Pos fisico per gestire la transazione, ma se vuoi fare un passo avanti, con un Pos Virtuale potrai gestire le transazioni direttamente online dal software, tokenizzando la carta, per poterla riutilizzare anche in futuro, per esempio per l’addebito delle multe. Potresti anche inviare per email un link direttamente al cliente, affinchè proceda egli stesso in tempo reale al nuovo pagamento online richiesto.
- INTEGRAZIONI CON ALTRI PROGRAMMI: Potresti aver bisogno di far comunicare il tuo software con altri sistemi che stai già utilizzando in azienda, come per esempio quelli di contabilità, CRM etc. Verifica che la società a cui ti affiderai sia in grado di effettuare questi sviluppi per te. Chiedi se li hanno già eseguiti in precedenza e per quali programmi. Il software integrato diventa una soluzione molto potente. Per esempio se il software che scegli fosse predisposto per l’integrazione con Zapier ti permetterebbe di espandere moltissimo il tuo potenziale.
Su quale tecnologia e sistemi di sicurezza si basa?
- SICUREZZA: I dati sono conservati in maniera sicura? Dove si trovano? C’è un backup continuo?
- SCALABILITA’: Più crescerai e più avrai bisogno di una adeguata assistenza. Il programma è scalabile per utenti e per numero di veicoli?
- CLOUD: Il software è in cloud? Chi sono i service providers? È on premises? In questo caso la responsabilità dei dati è tua. È un Software as a Service? Chi è responsabile per i costi del cloud?
- ROADMAP: Se vuoi un programma che ti sostenga in maniera coerente con le evoluzioni tecnologiche del mercato, i tuoi fornitori devono essere in grado di supportare questi cambiamenti. Qual è la pianificazione di sviluppo del software da qui a 3 anni?
Quali altri servizi fornisce?
- PERSONALIZZAZIONI: E’ possibile stampare contratti, prenotazioni, fatture, preventivi con il tuo logo e le tue informazioni aziendali? In che lingua sono disponibili? Verifica se il tuo software gestisce il multi-lingua.
- SERVIZI/ASSISTENZA/FORMAZIONE: verifica che cosa includono: che tipo di formazione? Che tipo di assistenza tecnica? Hanno un sistema di tracciamento delle tue segnalazioni?
Ultime valutazioni da fare
- CLIENTI: è importante per te parlare con aziende clienti che stanno già usando il software che stai valutando. Come si trovano? Riesci ad avere dei case histories?
- COSTI: Quanto costa il software? ci sono costi fissi una tantum, canoni mensili, costi per transazione. I costi sono scalabili con il tuo business? Quali sono i costi dei moduli addizionali? Ci sono costi che dovrai sostenere successivamente e che non ti vengono preventivati subito?
Per ora le domande che ti suggerirei di fare sono finite. Scarica qui il file con il riepilogo delle domande guida che ti possono aiutare a valutare bene i vari punti per fare la scelta migliore. Vai in profondità, non temere di fare troppe domande.
Se vuoi avere approfondimenti, contattami: sarò felice di risponderti e aiutarti ad avere i chiarimenti di cui hai bisogno.
