La Convenzione rappresenta la “fonte” che procura il contratto di noleggio.

Di fatto consente di applicare un diverso listino in relazione alla modalità con cui la richiesta di noleggio è arrivata al noleggiatore, es. il contratto arriva dal web, dal Tour Operator o direttamente al desk, ecc… 

Quindi per emettere un Contratto o Prenotazione devo creare una Convenzione che è di fatto una configurazione di listini,

solo selezionando una Convenzione il MyRent™ sarà in grado di capire quale Listino utilizzare.

• Percorso: LISTINI > Convenzioni > Crea Nuovo

CREAZIONE NUOVA CONVENZIONE:

• Click su Nuovo Convenzioni
• Nella schermata sono presenti le seguenti tabs:
  • Dettagli fonte: definisco le impostazioni della fonte commissionabile, attribuendo un nome (Descrizione) alla stessa
  • nel campo in Fatturare a: se la prenotazione è prepagata e dovrà essere fatturata ad un soggetto terzo, come un Tour Operator, inserirò il Tour Operator a cui verrà emessa la fattura e che pagherà quindi il noleggio per la quota prepagata.  
  • Altri campi particolari presenti in questa tab (che possono essere ignorati):
    • Group Upgrade Schema gestione schema di upgrade automatico (es, gruppo C non è disponibile assegna automaticamente Gruppo D o Gruppo E da applicare al Tour Operator) * maggiori info su questo aspetto su Regole UPGRADE
    • Network Sede serve per restringere una convenzione ad una sede o network specifico qualora li si abbia
    • Rental Type serve per distinguere le convenzioni per macro categorie.

La voce Permettere Sconto 

• se abilitata gli operatori con il permesso, potranno applicare lo sconto alla tariffa che deriverà da questa convenzione,
• se non è abilitata significa che il prezzo determinato da questa convenzione non potrà essere scontato dagli operatori.

In caso di Convenzioni stagionali, cliccando su Consenti cambio di stagione il software calcolerà i ratei delle tariffe che si trovano a cavallo di due stagioni: se l’opzione non è abilitata il software prenderà la tariffa in vigore nel momento della data di pick-up.

Le opzioni Show all optionals  e Optional sold at Desk (not prepaid) si applicano per i motori XML quindi per il booking e i Tour Operators.

Nella tab Impostazione Listini (aspetto fondamentale) a seconda della convenzione applicata diremo al software di applicare un determinato Listino.

Altre convenzioni presenti nella schermata:

• Convenzione quando prepagato quando il cliente acquista degli extra oltre al prepagato il software dovrà andare a prendere i costi di questi extra da un altra convenzione che è il listino esterno  
• Listino Superamento PPay se non è specificata la convenzione per gli extra è specificato il listino
• Pagamento nuove prenotazioni serve a specificare la modalità di pagamento per gli Extra
• Reservation Source Last Minute
• è Virtuale si spunta quando vogliamo che le tariffe siano generate dai listini specificati nella convenzione Master

E’ possibile creare delle fonti commissionabili ed utilizzare le validità impostate su una fonte commissionabile virtuale. Questa funzione è molto utile nel caso in cui si abbia una configurazione di listini/validità standard che viene utilizzata per molteplici tour operator.

Anziché replicare/duplicare la fonte variandone solo il nome o il campo “fatturare a”, è possibile utilizzare una fonte come master (verrà utilizzata per trovare il listino corretto a seconda delle validità impostate) e tante fonti come virtuali (in cui verranno impostati tutti i campi ad eccezione della tabella delle validità listini).

In questo caso, ad eccezione delle validità, le altre informazioni saranno recuperate dalla fonte virtuale.

La fonte virtuale dovrà aver impostato il campo “Master Reservation Source” (secondo tab).

Si possono selezionare più listini diversi da associare a una fonte a seconda della stagione e della location.

In Inizio offerta, Fine offerta si può impostare la vendibilità del listino (controlla quindi la data della prenotazione e non quella di check out. Specifica il momento in cui si vende il noleggio). Per applicare un certo listino prima dell’inizio della stagione è necessario che inizio stagione ≠ inizio offerta e l’inizio offerta deve precedere l’inizio stagione.

In Inizio stagione, Fine stagione si possono definire le stagioni (alta stagione, bassa stagione) secondo la data di check in /out della prenotazione. (Specifica il momento in cui si compie il noleggio effettivamente).

Se il listino è  sempre applicabile si può inserire 01/01/2000 come date di inizio e 31/12/2100 come date di fine.

Esempio con solo stagioni:

In questo esempio si ipotizza la creazione di una fonte commissionabile avente tre stagioni e quindi tre listini diversi e un’offerta sempre valida per due anni. 

Perciò per il primo listino si avrà: Inizio offerta 01/01/2015 Fine offerta 31/12/2016; Inizio stagione 02/04/2015 Fine stagione 30/06/2015.

Per il secondo listino si avrà: Inizio offerta  01/01/2015 Fine offerta 31/12/2016; Inizio stagione 01/07/2015 Fine stagione 31/08/2015.

Per il terzo listino: Inizio offerta 01/01/2015 Fine offerta 31/12/2016; Inizio stagione 01/09/2015 Fine stagione 01/04/2015.

In seguito occorrerà modificare le date di inizio e fine stagione per l’anno successivo.

Esempio con stagioni e offerte di vendibilità:

In questo esempio si ha un’offerta valida solo per un periodo. Si prende in considerazione il periodo estivo:

per il primo listino (Alta stagione) si avrà: Inizio offerta 01/01/2015 Fine offerta 31/07/2015; Inizio stagione 01/07/2015 Fine stagione 31/07/2015

per il secondo (Last minute): Inizio offerta 01/08/2015 Fine offerta 31/08/2015; Inizio stagione 01/08/2015 Fine stagione 31/08/2015.

E’ possibile associare una sede al listino selezionando la sede all’interno della scheda del listino stesso (non da questa schermata).

In Permessi utenti è possibile inserire gli utenti abilitati ad usare quella fonte commissionabile.

Le voci “Reservation Source when prepaid exceeded” e “Listino superamento Ppay” servono rispettivamente per applicare:

• una fonte commissionabile diversa
• o in alternativa un listino diverso

per l’addebito di eventuali oneri oltre la parte che è stata prepagata dal Tour Operator.

Nella tab Accesso utente posso specificare quali utenti saranno abilitati a questa Convenzione: posso lasciare la selezione aperta o aggiungere gli utenti:

• Impostazione dello sconto posso impostare degli sconti straordinari su questa convenzione

Le Convenzioni le codifica il cliente –  concessionario o noleggiatore – e dipende dal canale tramite il quale arriva la Prenotazione (la Convenzione è un pò un Macro Filtro)

ci saranno ad esempio le Prenotazioni che arrivano dal web, dal TO, dal noleggio esterno)quindi la Convenzione al suo interno può avere uno o più Listini.

Le Convenzioni possono mascherare la complessità di gestire delle regole articolate nell’identificazione del Listino, ad esempio avere un Listino che cambia a seconda della sede, stagione o canale.

E’ quindi importante inserire le Convenzioni in fase di configurazione.

Per saperne di più guarda il video sul canale YouTube di MyRent™: Convenzioni