In questo sezione del  Manuale Utente MyRent™ illustriamo come inserire e/o modificare una Sede operativa:

In MyRent™ la Sede Operativa è un luogo nel quale i veicoli entrano ed escono, quindi quando inserisco un contratto, un movimento o una prenotazione, il software chiederà sempre la sede di uscita e la sede di rientro in modo da tracciare la disponibilità di ogni singolo veicolo.

Attraverso l’uso del CALENDARIO potrò visualizzare i veicoli di tutte le sedi o solo di una sede in particolare per verificarne lo status.

Percorso:  CONFIGURAZIONI > Noleggio > Sedi > Sedi

CONFIGURARE una NUOVA SEDE: 

• clicco su Location 
• nella schermata ci sono 3 tabs:
  • Sede
  • Informazioni aggiuntive
  • Device Configuration

In Sede compilo tutti i campi subito i campi obbligatori contrassegnati con l’asterisco *:

• Azienda Nome dell’azienda
• ID ogni sede ha un suo ID o codice che viene utilizzato dai TO per effettuare prenotazioni su una specifica sede (Non c’è uno standard posso scegliere cosa mettere a seconda delle mie necessità).
• Codice Esportazione Contabilità: va inserito se voglio esportare questa scheda in un altro programma di contabilità esterna.

Nella sezione Tipo di Sede:

è importante selezionare la sede giusta in quanto nel caso dell’Aeroporto si applicheranno gli oneri aeroportuali mentre nel caso di una Stazione Ferroviaria si applicheranno gli oneri ferroviari e gli stessi verranno poi contabilizzati nella reportistica.

Sempre in questa schermata posso anche scegliere se:

• Abilitare Virtual POS 
• Disabilitare Carta per garanzia

Nella sezione Impostare per Online Booking  specifico se la sede deve essere abilitata all’utilizzo del booking online, in caso positivo specificherò anche per quale uso è adibita la sede:

• Uscita: la sede è abilitata solo per l’uscita del veicolo (il quale viene poi riconsegnato a un’altra sede); 
• Rientro: la sede è abilitata solo alla riconsegna del veicolo (il quale viene prelevato da un’altra sede); 
• Entrambi: la sede è abilitata sia per l’uscita sia per la riconsegna del veicolo.

Le Sedi possono essere raggruppate in clusters utilizzando il campo Regioni: le quali non sono da intendersi come regioni geografiche, la clusterizzazione verrà scelta a seconda delle mie esigenze; 

questo serve per due finalità:

• agganciare le diverse fees in one-way in caso ci siano da applicare delle commissioni a seconda che il veicolo rientri o esca da una ‘regione’ a un’altra
• gestire le disponibilità dei veicoli, ad esempio estendere la disponibilità e la visibilità a tutte le sedi limitrofe di un veicolo, in questo caso potremo definire una ‘regione’ che le contenga tutte

Nella parte sottostante trovo tutti i campi che riguardano i riferimenti della sede stessa come Indirizzo, numeri di telefono, email, ecc…

N.B. Tutti i dati inseriti in questa sezione compariranno nelle fatture.

In Numerazione Documenti inserisco il Prefisso dei documenti in questo modo:

• posso lasciare HQ che significa Head Quarter e questo farà si che la fatturazione faccia riferimento alla sede legale,
• oppure posso inserire dei prefissi a seconda delle sedi, così tutti i contratti e le fatture generate dalla stessa sede avranno la stessa denominazione

MODIFICARE una SEDE:

• clicco sull’ID e apro la scheda,

• clicco in fondo sul tasto Modifica e faccio i cambiamenti che desidero

• clicco Aggiorna

La Sede è sempre associata ad un affiliato, es: Mercedes B – Sede di AN, Sede PU, Sede AP

All’interno del software possiamo inserire più affiliati con diverse P.IVA per emettere fatture

Nella tab Informazioni aggiuntive posso inserire tutte le info specifiche di una data sede (Orario Apertura, Sede Manutenzione, Gestione Last Minute ecc…)

Nella tab Device Configuration in questa sezione posso configurare NEXI

Per saperne di più guarda il video sul canale YouTube di MyRent™: Inserire le se sedi