Con MyRent™ posso creare un contratto in due modi:

→ trasformando una Prenotazione in un Contratto – oppure

→ creando un contratto da zero

1. Trasformare una Prenotazione in Contratto

Esistono 2 modalità per trasformare una Prenotazione in un Contratto:

• Modalità n. 1 → Percorso: MyRent > Prenotazioni > Cerca

Cerco le Prenotazione con una determinata data di pick-up (la lista dei risultati cambierà a seconda delle Configurazioni Utenti, potrò quindi vedere o tutte le Sedi o solo la mia).

Dalla schermata che si apre posso utilizzare diversi tipi di Filtro di ricerca per recuperare la Prenotazione (Gruppo, Sede, Numero, Nome, Voucher, ecc…)

Una volta trovata, posso visualizzarla cliccando sul Numero:

e clicco sul tasto in basso Trasforma in Contratto:

→ i dati dalla Prenotazione si sono trasferiti nel Contratto.

• Modalità n. 2 → Percorso: MyRent > Calendario

• clicco con tasto dx sulle caselline bianche
• dal menù contestuale clicco sulla Prenotazione o sulla Targa.
• clicco sul tasto in basso Trasforma in Contratto

 → i dati dalla Prenotazione si sono trasferiti nel Contratto.

1. Creare un Contratto da zero

Percorso: MyRent > Contratti di noleggio > Crea nuovo

Seguendo tutte queste modalità otterrò sempre l’apertura di questa schermata:

• Le tabs con lo sfondo bianco vengono compilate all’uscita del veicolo
• Le tabs con lo sfondo verde vengono compilate al rientro del veicolo

Nel tab Dettagli inseriremo:

• DETTAGLI CLIENTE E CONDUCENTI
  • posso cercare il Cliente nel campo ‘Cliente‘ per recuperare eventuali dati già registrati immettendo le prime 3 lettere e cliccando nel menù a destra
  • – oppure posso registrarlo per la prima volta cliccando sul ‘ + ‘
  • specifico il Conducente (che posso identificare con il Cliente)
  • clicco la verifica della patente

• GRUPPO
  • specifico quale Gruppo mi sta prenotando ed eventualmente assegno un Gruppo diverso qualora lo stesso non sia disponibile. Ad es. se il Cliente chiede il Gruppo A ma questo non è disponibile, gli assegnerò – flaggandolo – il Gruppo B, ma il cliente pagherà lo stesso prezzo del Gruppo A (quello che aveva prenotato)
• USCITA
  • seleziono la mia sede e clicco su Cerca veicolo disponibile, seleziono il veicolo che mi interessa
  • automaticamente il sistema mi mostra il kilometraggio e il livello carburante dello stesso (km e carburante sono modificabili in questa fase ma l’operazione può essere compiuta solo da chi ne ha le credenziali).

Nella tab Tariffe

• ritrovo i dati inseriti in fase di Prenotazione oppure se sto creando ora il Contratto inserisco la Convenzione cioè la tariffa che voglio applicare e il sistema calcolerà automaticamente l’importo per i giorni richiesti
• se la richiesta arriva dal TO specificherò ‘Prepagato’, i giorni, il codice del voucher

Nel tab Extra 

• visualizzo il riepilogo dei costi giornalieri
• che cosa è incluso nella Tariffa come ad esempio le franchigie (i dati vengono presi dal listino precedentemente selezionato).

• tutti gli optional (nell’area Non Incluso) che possono essere addebitati al cliente cliccando su seleziona (es. seggiolino, guida giovane, assicurazioni che abbattano la franchigia).

ogni volta che aggiungo un optional il totale dell’importo si aggiornerà automaticamente.

Nella colonna UM (Unità di Misura) viene specificato come l’optional deve essere tariffato:

• Al giorno
• Da Negoziare: se lo spunto posso modificare l’importo dell’optional direttamente dalla tab  
• Fissi (dove il campo e vuoto)

Nel tab Pagamenti 

• ritroverò la modalità di pagamento scelta in fase di Prenotazione oppure se sto creando ora il Contratto selezionerò la modalità di pagamento che desidera il cliente,
• posso chiedere pagamento in contanti, carta di credito o solo un deposito

• La tab Split sarà visualizzabile solo se in Pagamenti ho flaggato l’opzione Abilita la suddivisione dei pagamenti; per maggiori informazioni sullo Split Payment qui.

Nella tab USCITA

• troverò lo schema del veicolo e che mi segnala in che stato si trova, con il mark di eventuali danni e l’elenco degli stessi.

Cliccando su Crea procedo con la creazione del Contratto.

L’avvenuta Creazione del Contratto è verificabile anche dalla schermata del Calendario.

• STAMPA DEL CONTRATTO

Cliccando su Stampa Uscita seleziono la lingua in cui voglio stampare il Contratto e dopo aver dato conferma verrà generato il PDF.

Il Contratto può essere firmato digitalmente tramite dispositivo di firma grafometrica collegato al computer come ad es. Wacom

oppure la firma può essere fatta tramite la app (su tablet e mobile) cliccando sul pulsante Firma out App:

Nel menù in altro a sinistra clicco su Firma Contratto > Start Signature Process > Attach Signature 

Per il controllo tra firma digitale e la firma Grafometrica andrebbe installato un plugin.

Firma in OTP è molto utile per esempio per i contratti plurimensili per non far ritornare il cliente in sede a firmare tutti i mesi ma facendogli inviare la firma tramite il suo cellulare.

Il contratti firmato verrà caricato automaticamente nell’are in basso Documenti Clienti.

• FIRMA DEL CONTRATTO

Per ulteriori info consultare la sezione Firma il contratto!

Per saperne di più guarda il video sul canale YouTube di MyRent™: Creazione del primo contratto dalla prenotazione e Creazione di un contratto da zero