Nel MyRent™ creo un movimento ogni volta che un veicolo è impegnato in un noleggio, in una manutenzione, in un uso interno, ecc.
La creazione di un movimento consente di bloccare la disponibilità di un veicolo.
- Percorso: MyRent > Movimenti > Crea Nuovo
Nell schermata in apertura trovo le tab:
- Movimento Veicolo
- Chiudi Movimento
- Uscita
- Rientro
Per creare un nuovo movimento compilo i campi obbligatori della schermata:
mentre per fare la chiusura utilizzo la tab Chiudi Movimento:
N.B.
Prima di creare un movimento è importante accertarci che la Causale dello stesso sia disponibile.
Posso aggiungere una nuova Causale Movimento in questo modo:
Percorso: Configurazioni > Noleggio > Movimenti > Causale movimento
- nella schermata visualizzo l’elenco di tutte le causali movimento disponibili,
- clicco Nuovo Causali Movimenti e compilo il form:
Esempi di causali:
- il veicolo viene trasferito da una sede a un’altra, si creerà la causale Trasferimento.
- il veicolo deve essere riparato si creerà la causale Riparazione.
- si può creare anche una causale per programmare le indisponibilità future di un veicolo: Indisponibilità Futura.
Il movimento creato compare poi sul Calendario in azzurro, in modo da consentire al noleggiatore di verificare i veicoli soggetti a movimenti anche in futuro.
Altre funzionalità:
- Percorso: MyRent > Movimenti > Movimenti Interni
Da questo elenco posso prendere visione di tutti i movimenti interni che sono stati creati per gestire ad esempio queste causali:
- manutenzione / riparazione
- bloccato per SISE sostituzione targa
- bloccata per possibile appropriazione indebita
- Percorso: MyRent > Movimenti > Tutti i movimenti
Tramite questo percorso posso visualizzare l’elenco di TUTTI i movimenti presenti nel sistema;
dal menù a tendina è possibile fare la ricerca selezionandoli a seconda del loro status:
Da questa pagina è possibile aprire il movimento e modificare i dati di uscita e rientro del mezzo qualora questi non fossero stati inseriti correttamente in sede di creazione:
- clicco su Modifica
- correggo la data
- clicco sul tasto Correggi Date Movimento
IMPORTANTE:
Le operazioni devono essere svolte in ordine cronologico, soprattutto in fase di inserimento dello storico. La creazione dei movimenti dei veicoli e l’inserimento dei contratti devono avvenire contemporaneamente tenendo conto dei vari trasferimenti dei mezzi.
Esempio 1: Un veicolo viene trasferito dalla sede di Roma a Milano e si crea il relativo movimento.
La sede di Roma crea poi un contratto avente quel veicolo. Il sistema non consente di completare l’operazione perchè risulta che il veicolo si trova in un’altra sede. Sarà perciò necessario creare un nuovo movimento in cui il veicolo viene trasferito da Milano a Roma e poi procedere con l’inserimento del contratto.
La stessa cosa accade quando si inserisce un contratto avente date anteriori alla data dei movimenti creati.
Esempio 2: Si è creato un movimento di trasferimento del veicolo k dalla sede A alla B in data 27 maggio 2015.
Poi la sede A deve inserire un contratto con data 19-21 maggio 2015 con il veicolo K. Il sistema non consente di terminare l’operazione in quanto il veicolo non si trova nella sede che sta creando il contratto.
Per garantire il corretto funzionamento del programma occorre quindi cancellare il movimento creato, assicurarsi che il veicolo interessato si trovi nella sede desiderata, inserire il contratto e registrare nuovamente il trasferimento.
Risulta perciò importante:
1- Svolgere le operazioni in ordine cronologico
2- Registrare tutti i movimenti che interessano un veicolo, affinchè il sistema possa definirne la disponibilità in automatico
3- Verificare la giusta corrispondenza tra la sede in cui si trova il veicolo e la sede che crea il contratto legato a quel veicolo.
Anche per quanto riguarda l’emissione delle fatture legate ai contratti occorre procedere in ordine cronologico, inserendo il contratto e poi emettendo la fattura ad esso collegata. L’inserimento manuale delle fatture legate ai contratti determina la perdita del legame contratto-fattura.
