Posso creare Prenotazioni in due modi:

  • Modalità 1 →  Percorso: MyRent > Prenotazioni > Crea Nuovo

oppure

  • Modalità 2 →  PercorsoMyRent  > Calendario

cliccando sulle caselline corrispondenti alla riga di un singolo veicolo e trascinando il mouse posso selezionare i giorni della prenotazione,

quando rilascio il mouse appare il pop up che mi consente di

  • inserire la data di inizio e di fine del ritiro
  • controllare la targa del veicolo scelto
  • cliccare su i tasti Prenotazione – Contratto – Movimento – Preventivo, per scegliere l’azione che voglio a fare

Seguendo entrambe le modalità otterrò l’apertura di questa schermata:

La dashboard contenente le seguenti tabs: 

1. Prenotazione   – 2. Tariffa   – 3. Extra   – 4. Pagamenti  – 5. 5 Split – 6. Info XML

Nella tab 1. Prenotazione inserisco i dati del cliente:

nella prima linea il software mi assegna automaticamente un prefisso, un numero, una data d’inserimento, un codice identificativo e l’utente che la sta inserendo;

questi campi vengono popolati dal sistema in base alle numerazioni impostate nell’anagrafica azienda.

La Prenotazione può essere:

  • Usata: quando è stata trasformata in noleggio
  • Annullata: quando viene annullata da un operatore
  • No Show: il cliente non è venuto a ritirare il veicolo
  • Attiva: il cliente è fuori con il veicolo
  • Confermata 
    • – Si  (sul calendario diventa gialla e il veicolo non può essere cambiato)
    • – NO
  • Stato prenotazione: In Attesa, Accettata, Rifiutata

Quando creo una Prenotazione devo inserire un cliente:

posso cercarlo nel campo ‘Cliente‘ per recuperare eventuali dati già registrati immettendo le prime 3 lettere e cliccando nel menù a destra – oppure

posso registrarlo per la prima volta cliccando sul ‘ + ‘ e compilando questo pop up:

Specifico se è una Persona Fisica o una Persona Giuridica: a seconda che il cliente sia Privato o Azienda la scheda Cliente cambierà i campi obbligatori da compilare.

In questa fase è anche possibile scansionare il documento del cliente se si dispone del dispositivo 365ID.

N.B. In caso di integrazione con AUTOLINE (o altri sistemi di DMS)

Sopra a Middle Name compare un altro tasto che permette di trovare clienti che sono su Autoline (e/o altro sistema di DMS) importandone quindi l’anagrafica.

In questa fase si può anche inserire l’Agente che sta portando avanti la trattativa, qualora gli si voglia riconoscere una convenzione.

Nella tab 2. Tariffa seleziono la Convenzione e il software mi calcolerà in automatico il Totale Noleggio che verrà addebitato al cliente per i giorni stabiliti e il listino caricato:

(per maggiori info: Configurazione Convenzioni)

Nella tab 3. Extra posso visualizzare il riepilogo dei costi giornalieri e che cosa è incluso nella Tariffa (i dati vengono presi dal listino optional precedentemente selezionato).

il sistema fà anche il calcolo dell’imponibile.

nella sezione Non Incluso trovo l’elenco di tutti gli Extra che non sono inclusi in Tariffa ma che potrei vendere al cliente:

Quando seleziono l’extra se seleziono PPay significa che lo stesso è già stato tutto prepagato al TO.

Nella tab 4. Pagamenti seleziono la modalità di pagamento richiesta dal cliente:

La tab 5. 5 Split è visualizzabile solo se in Pagamenti ho flaggato:

  • Abilita la suddivisione dei pagamenti, che serve a impostare regole particolari per l’addebito dell’importo:

per esempio, in caso io sia un concessionario, abiliterò un pagamento verso un cliente interno, come un’officina e un pagamento esterno verso il cliente.

Info XML 

A questo punto posso cliccare Crea!

se tutto è stato compilato correttamente apparirà un pop up con la conferma che la Prenotazione è stata creata con successo,

in caso contrario avremo un messaggio di errore che ci segnalerà eventuali campi mancanti da finire di compilare.

I giorni della Prenotazione appaiono colorati di bianco nel Calendario:

se clicco con tasto destro sulle caselline bianche compare un menù contestuale diviso in 2 parti:

  • la 1a contente il riepilogativo della Prenotazione: cliccando in una delle righe posso riaprire la tab a cui fanno riferimento
  • la 2a con delle Azioni che posso intraprendere e che sono svincolate da questa Prenotazione: Contratto, Prenotazione, Movimento, Preventivo, Controllo Disponibilità veicolo.

(Per maggiori info consulta: Calendario)

 Per saperne di più guarda il video sul canale YouTube di MyRent™: Prenotazioni